Arkadiusz Mielczarek - dyrektor handlowy

„Oprogramowanie TiresCMS posiada bogaty wachlarz funkcjonalności idealnie dostosowany do naszych potrzeb. Jest to na tyle istotne, gdyż system cały czas jest rozbudowywany. W ramach wdrożenia usprawniono codzienną pracę naszych przedstawicieli handlowych, a także zautomatyzowani większość procesów zamówień i sprzedaży (pobieranie cenników od dostawców, przesyłanie zamówień etc.). Ze współpracy z firmą TTF sp. z o.o. jesteśmy zadowoleni i rekomendujemy ją jako profesjonalnego wykonawcę specjalistycznych systemów dla branży opon.”

 

Firma Agrowiec to pionier na rynku polskim w dziedzinie dostarczania najnowszych rozwiązań technologicznych w rolnictwie, a także lider dystrybucji nowych i używanych maszyn produkowanych przez firmę Ploeger, Oxbo oraz PMC Harvesters. Przedsiębiorstwo zajmuje się:

• zaopatrzeniem przetwórni i producentów rolnych w nowoczesne urządzenia i maszyny rolnicze, 
• sprzedażą nowych i używanych maszyn, 
• zaopatrzeniem w oryginalne części zamienne,
• doradztwem przy zakupie maszyn
• serwisowaniem z dojazdem do klienta.

Sprzedaż prowadzona jest stacjonarnie oraz za pomocą m.in. sklepów internetowych. Agrowiec posiada w swoim portfolio sklepy online: agroopony.eu i oponyleśne.eu, do niedawna tylko w postaci katalogów. Ostatnio przedsiębiorstwo rozbudowało ww. witryny w doskonale zintegrowane i przystępne dla odbiorcy sklepy internetowe. Target grupy Agrowiec to przede wszystkim firmy i gospodarstwa rolne.

Cele działań 

• zbudowanie estetycznych, intuicyjnych i wygodnych w obsłudze dla odbiorcy w każdym wieku, sklepów internetowych
• migracja danych z dotychczasowego systemu
• stworzenie nowych funkcjonalności zarządzania systemem sprzedaży
• integracja systemu zarządzania sprzedażą i sklepów internetowych z magazynem, producentami i hurtowniami opon
• integracja systemu CRM firmy z systemem do fakturowania
• wsparcie sprzedaży w punkcie stacjonarnym

Realizacja

Pierwszy kontakt miał miejsce w XI 2019r. Kolejne spotkania i rozmowy spędzone na analizie potrzeb firmy Agrowiec, poznawaniu specyfiki działania oraz określeniu wymagań, zaowocowały propozycją konkretnych, szytych na miarę, rozwiązań i w efekcie: nawiązaniem współpracy. Rozpoczęcie kooperacji datujemy na początek marca 2020 r. 

W kontekście działań z zakresu budowania systemu zarządzania sprzedażą, zaproponowano i wdrożono szereg innowacyjnych rozwiązań:

• w mechanizmie działania obu sklepów internetowych (całkowite przebudowanie),
• związanych z procesem częściowej automatyzacji zamówień,
• dotyczących integracji systemów magazynowych i ERP, nieustannie śledząc, konfrontując wyniki z potrzebami firmy Agrowiec i optymalizując aktywności.

Opracowaliśmy klientowi:

• projekt i konfigurację całego systemu do zarządzania sprzedażą opon rolniczych i leśnych
• projekty dwóch sklepów internetowych: www.agroopony.eu i www.oponylesne.eu
• migrację starego systemu na nową platformę
• poprawę obiegu dokumentów w firmie
• integracje z producentami i hurtowniami opon.

Dodatkowo, na potrzeby projektu, zostały przystosowane automatyczne integracje z producentami opon leśnych i rolnych: Nokian i Trelleborg. Pierwsze zamówienie z nowego sklepu internetowego zostało zrealizowane dnia 20.11.2020 r.

Wyzwania

Niewątpliwym wyzwaniem, jakie pojawiło się po drodze, było takie dostosowanie systemu, aby umożliwić jak najlepszą sprzedaż dużych opon. Opony takie często są przewożone na paletach, a ich dostawa jest niejednokrotnie trudna pod względem logistycznym i kosztowym. 

Kolejnym sprawdzianem dla Tires CMS okazało się usprawnienie obiegu dokumentów w firmie Agrowiec. Integracji dokonano na systemie Comarch Optima – wyjątkowo wymagającym pod tym kątem systemem ERP. Trudność polegała na tym, że większość klientów firmy Agrowiec pracuje, korzystając z klasycznych arkuszy Excela. Znaleźliśmy na to częściowo środek zaradczy – zamówienie jest przekształcane do FPF.

Podczas procesu realizacji projektu współpraca i wymiana doświadczeń z klientem jest bardzo ścisła i intensywna. Taką metodykę pracy przyjęliśmy – natychmiastowy feedback od klienta powoduje uelastycznienie całego procesu i wypracowanie satysfakcjonujących obie strony rozwiązań. Oto kilka ciekawszych sytuacji: 

1. MAGAZYN
AGROWIEC: Możliwość integracji z dostawcami i zarządzanie ich magazynami sprawia, że nie musimy posiadać swojego magazynu, stany i ceny widzimy na bieżąco, ale zdarzają się błędy – nie zawsze zgadzają się ceny, bądź stany magazynowe.

ZASTOSOWANE ŚRODKI: Problem leży w budowie plików od dostawców, nie zawsze są one przesyłane w prawidłowym formacie, a w takim przypadku nawet zmiana miejsca przecinka powoduje sprzedaż opon w kompletnie innych cenach i potencjalnie spore straty. System śledzi i wychwytuje niedociągnięcia w plikach i na bieżąco je eliminuje. 

2. PERSONALIZACJA WIADOMOŚCI
AGROWIEC: ze względu na bardzo kulturalne podejście działu handlowego do komunikacja z klientem, pojawiła się idea personalizacji imiennej wraz ze zwrotami  grzecznościowymi typu Pan, Pani, Państwo w korespondencji mailowej wysyłanej do klientów.

ZASTOSOWANE ŚRODKI: Rozwiązanie nie było wcale proste ze względu na złożoność odmian i przypadków występujących w języku polskim.
Mnogość form typu Pan, Panu, Pana, Pani, Panią, Państwa, Państwu wymagało przeanalizowania wszystkich możliwych przypadków i odpowiednie oprogramowanie systemu mailingowego. W ten sposób powstały wiadomości mailowe idealnie dopasowane do potrzeb klienta.

Dodatkowo automatyczne generowane i dołączanie do wiadomości faktury proforma czy też faktury VAT powoduje zdecydowane skrócenie procesu obsługi zamówienia. 

3. KOSZTY DOSTAW DLA RÓŻNYCH DOSTAWCÓW W ZALEZNOŚCI OD RÓŻNYCH PARAMETRÓW
AGROWIEC: Standardowy system określający koszt dostaw w zależności  od wagi lub gabarytów produktów okazał się niewystarczający.

ZASTOSOWANE ŚRODKI: Rozwiązanie wymagało wprowadzenia różnych parametrów (waga, rozmiar, limit spedycyjny czyli łączna kwota produktów) dla każdego dostawcy z osobna. System został tak skonstruowany, aby na podstawie różnych parametrów opon, koszt dostawy od jednego dostawcy był prawidłowo pokazywany klientowi i prawidłowo naliczany przy zamówieniu.

4. PERSONALIZACJA I AUTOMATYZACJA OFERT
AGROWIEC: przed wdrożeniem oprogramowania TiresCMS, system ofertowania oparty był o zwykły edytor tekstowy. Tworzenie oferty polegało na ręcznym przepisaniu danych klienta, produktów czy kosztów dostaw. Było to praco i czasochłonne oraz niepozbawione błędów.

ZASTOSOWANE ŚRODKI: Powstał system automatycznego tworzenia spersonalizowanych ofert z możliwością przypisanie klienta, handlowca, produktów dostępnych w bazie systemu.

Automatyczne generowanie oferty w PDF i automatyczna wysyłka na adres klienta, możliwość stworzenie zamówienia z oferty jednym kliknięciem i w końcu spersonalizowany wygląd oferty dopasowany do wcześniejszego wzorca klienta spowodowały, że obecnie tworzenie oferty zajmuje dosłownie chwilę. Oszczędność czasu i oferty pozbawione błędów. 

Osiągnięte rezultaty

Kompleksowa i szyta na miarę realizacja projektu dla firmy Agrowiec okazała się sukcesem w pełnym tego słowa znaczeniu. 

OPRACOWANE ROZWIĄZANIA:

• znacznie przyspieszyły obsługę bieżących zamówień w sklepach internetowych oraz podczas sprzedaży tradycyjnymi kanałami,
• zautomatyzowały proces aktualizacji oferty dzięki synchronizacji magazynów klienta i dostawców,
• umożliwiły zmniejszenie średnich kosztów obsługi przy jednoczesnym wzroście marży pozwalają na łatwy i wygodny dostęp do wszystkich dostawców w jednym miejscu,
• pozwoliły mocniej zaistnieć sklepom w sieci – poprawiła się widoczność strony i zostały osiągnięte lepsze statystyki.

 Rozwój oprogramowania

Systematycznie wprowadzamy nowe funkcjonalności do systemu